仕事をしていく中で、メールや社内共有ツールなど、様々なツールを駆使する事はとても重要です。使い方一つで、業務の効率は圧倒的に飛躍しますが、使い方を間違えると逆に工数がかかるという事も多々あります。
本来、ツールは必要最低限の利用にすべきですが、ツールを使う事が目的になってしまい、ツールに使われている人も実際にはいます。人は習慣に強く依存される癖がありますので、一度自分の行動パターンに問題ないかを振り返るのも大切です。
では、 私が実際に経験した無駄な行動を紹介したいと思います。
エビデンス残しの為に社内のやり取りがすべてメール
組織では、エビデンス残しの為に電話じゃなくてメールで送るように言われることがあると思います。確かに、その考え方自体はあっています。特に時間が経過すると過去の記憶は薄れますし、そもそも人間は自分の記憶を都合のいいように改ざんしますので、メールが間違いなくエビデンスになります。
しかし、これはエビデンスとして残しておいた方がいいものに限り、何でもメールでやりとりすればいいというものではないのです。
実例として、細かい技術を分かっていない年配のPMが疑問点があるたびに別会社の技術者にメールで質問を投げます。もちろん、その技術者は分かりやすい説明を丁寧に返信します。
これだけならいいですが、このやりとりが一日に十数回行われたのです。結果、お互いの返信を含め、スパムのようにフォルダに受信メールが増えます。そして、気付いてほしいのが、メールを作るのは意外と時間がかかります。特に技術的な説明を返す時は、参考文献なども検索したりと、口頭で説明するよりも時間がかかるのです。
もし、圧倒的に技術がないのであれば、一度、勉強してから質問するなり、質問内容が増えそうなら電話に切り替えるなり工夫が必要になります。
チャット、メッセンジャーツールもメールと同様
メールと同様にチャット、メッセンジャーツールも無駄に工数がかかる場合があります。私も実際に、ある技術の質問をメッセンジャーツールで試した時に、質問自体は大した事でなかったのですが、話が飛躍してしまい1時間ほどやり取りをすることになりました。
実際に電話で行えば10分程度で済んだのだと思いますが、やはり文章にするということは口頭と比較するとどうしても時間がかかります。
案件を進める上で残しておかなければならないもの以外は、メール、共有ツールの使用を限定する方が効率がいい場合が多々あります。
電話による過度な進捗連絡は不要
心配性な人は過度な電話連絡をしてしまう人がいます。私の組織の上司もそうなんですが、頻度の高い電話連絡を要求してきます。ここにも無駄な工数がかかります。
この場合、連絡する事が目的になってしまい、不要な連絡をお互いにしている事に気づいていないのです。特に個人携帯を使っている場合は、個人に通話料金を負担させてしまう場合があります。
そもそも普段情報共有をきちんとしない上司が、部下の状況を把握したいだけで進捗をとりたがることが多々あります。さらに言うと、その情報を知っても技術力がないので何のフォローもできないというケースも見てきました。
そうなると単純にツールを使う事が目的になり、不要なやり取りが増えるという事につながります。そして重要なのは、こういったツールを利用する場合、相手にも時間を浪費させているという事です。
ツールに使われないように注意が必要ですね！
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