私の仕事はインフラエンジニアなんですが、仕事をしているとこんな話がでることがあります。「最近の若い奴はメモを取らないんだよね～。」こういった発言をしている人自体が、メモを取らない事がありますが、私の周りでもメモをとらない人が結構います。
仕事をする上でメモはとても重要です。仕事ができるからメモを取る必要がない、仕事ができないからメモを取らないという事ではありません。
勘違いしている人が多いし、メモの重要性を全くわかっていませんが、仕事に慣れてくるとメモを取らない人が多いです。ベテランでよくあるのですが、記憶に頼って、適当な発言をしたり、間違った記憶をもとに発言することがあります。
特に仕事が忙しいと過去の記憶なんてすぐにわすれてしまいます。そもそも、人が覚えてられる情報なんて限界があります。1年前にやった仕事なんてはっきり覚えてられません。
メモは人間の忘れやすい記憶を補完する手段であり、認識の齟齬をなくすためのツールです。その為、メモを取ることは仕事を円滑に進める上でとても重要なのです。
多くの勘違いしている人の中で、こんな考えをもっている人がいます。
メモをとる事は新人や仕事ができない人がやる事
メモを取る事は新人や若い奴がやればいい。こんな風に考えている人いませんか？少なくとも私の周りにはそういう風に考えていると思われる人がいます。
かなり前の話になりますが、年配の上司に、「最近の若い奴には珍しく、メモをしっかりと取るね」と言われたことがありましたが、当時は、スキルが低く、周りに追いつくのがやっとだったのでメモをしっかりと取るようにしていたのです。
しかし、私がメモを取るようになったのは、周りの上司に教わったからではありません。あまりに知らない事が多すぎたから、後から見返せるように自然と行った行為でした。そもそも、メモをとることの重要性を知らない上司の下で仕事をしているからそうなるのではと思います。
私がよく周りの同僚や後輩に言う事は、「周りや後輩を行動させたい時は、まず自らが率先してやる事。」です。
なぜメモをとる事が仕事ができる事につながるのか？
そもそも、どんな行為であれ、「なぜその行為が大切なのか？」を知らないと、その重要性に気づかないどころか、その行為を軽んじてしまう傾向があります。
私が考えるメモの重要性は、以下のようなものが挙げられます。
・人の記憶は曖昧であり、それを補完してくれる
・議事録になる
・工数削減になる
・情報共有になる
まず、人の記憶はとても曖昧で、自己都合に合わせて変化させます。そもそも私がメモを重要だと感じるようになった事はここに起因します。
メモを取らない人は、会議や打ち合わせの内容を記憶に頼っているわけですが、忙しい人ほど、この記憶が曖昧になっていきます。そして、社内でその内容について話合う時に、AさんとBさんで記憶の食い違いが発生する事があります。そしてお互いの記憶違いについて、「あーだ、こーだ」論議が始まるのです。
ひどいときは、過去の話を蒸し返して、水掛け論になります。あーいましたよね。こーいましたよね。すごい浪費です。これがいわゆる時間の無駄なのです。
私はその日メモした内容で、共有すべき内容は社内の関係者にメールするようにしています。そうする事で、自分の中の情報整理にもなりますし、メンバー間の情報共有にもなります。
これをする事によって、思い出せない情報を可能な限り少なくするようにしています。
また、 新人や経験の浅い人は、よりメモをしっかりと取る必要があります。私の経験上、こういった人は、「例の件だけど・・・」と話しかけた時に、「何でしたっけ？」と忘れている事が多いからです。これにはきちんと理由があり、
知識や情報が不足している人は、現場の話を一度で理解するのは難しいからです。それは、単語自体の意味を知らない事もあるでしょうし、打ち合わせの背景を知らないから、話についていけない場合などもあるでしょう。
メモがあれば、打ち合わせが終わった後に、先輩や同僚に不明点を質問する事などに使えますし、知らない単語は後で調べる事もできます。「言っている内容がよくわからないな」と何も考えずに会議や打ち合わせに参加するのは時間の無駄です。
メモはあらゆる場で、脳を補完してくれる記憶装置であると理解してください。人の記憶は完璧ではありません。さらに言えば、都合のいいように補正をかけることさえあります。
人の記憶には限界がありますから、業務を効率的に行うためには様々なツールを駆使する事。それがまさにメモなのです。
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