ITよろづや

ITの参考になる情報を備忘録代わりに残していきます

仕事ができない人ほど物事を曖昧のまま進めたがる

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仕事をする上で思わぬコストを生むことがあるのが、物事を曖昧に進める事です。これが意外と厄介で、後から問題になる事が多々あります。


特に世の中のサラリーマンのワーカー意識の強い人は、この傾向が強く、自分自身でジャッジが中々できない場合が多いです。


以前、某大手ベンダに常駐している時に、運用手順がフォーマット化されていないという事実がありました。案件ごとにフォーマットが異なる(書き方が全然違う)為、利用者が情報を探るときに時間がかかるという問題がありました。


そこで、新しく入った私は、フォーマット化しない理由を聞いてみた所、「案件によってやり方が異なるからフォーマットに合わせる事ができない」と言われました。


確かに、案件が異なれば、運用内容も異なるのは当然。しかし、資料のフォーマットが作成者によってバラバラなのは絶対に統一できると考えていました。そこには、一年間ほど常駐していたので、最終的にはフォーマットを作成できたのですが、これにもストーリーがあります。


すでにある資料の有効活用術

ITエンジニアをしていて思う事ですが、資料を一から作成する事ほど、無駄な作業はありません。手元にまったく参考になる資料がないのなら別ですが、使える資料をろくに探さず、コストをかけて資料を作成する人がいます。


システムエンジニアにおいて効率化は常に意識しておかなければ、すぐに工数がオーバーしてしまいます。さらに、資料作成はある程度のノウハウとセンスが必要です。これまで様々なエンジニアに出会ってきましたが、このセンスの有無で使いづらい資料をたくさん見てきました。


その為、既存の資料でいいものがあるのであれば、それをブラッシュアップしていくことこそが、資源の有効利用となり、結果、コストダウンにつながるのです。


指示が曖昧な上司や先輩にも要注意

仕事をしていく上で大切なのは、自分がすべき仕事が明確になっている事です。よく理解しないまま仕事を進めると、間違った方向に進んでしまう事も珍しくありません。


では、仕事内容が不明瞭である理由を探ってみると、上司や先輩の指示が不明確であるという事がよくあります。特に、情報共有できていない場合、人によって話している事が違う事がよくあります。


例えば、指示命令権を持った上司や先輩が二人いたとします。この二人の中で情報共有がうまくできずに、下に指示がおちてくることがあります。その場合、二人の指示してきた内容が異なる事もよくあります。


ここで、二つの異なる指示を聞いてどう対処するかで、仕事が出戻りするかどうかが決まります。昔の私は、権限が強いと思っていた方の指示を聞いていました。しかし、実際は、その人が正しい事を言っているわけではないので、資料の作り直しをよくしていました。


そしてチーム内でも、コミュニケーション不足は認知していたので、この資料の作り直しに関するコストは特に、問題視されませんでした。当時は、意見を言うほど立場がないと考えていたので、不満を持ちながら仕事をしていました。


今は、実績がついてきた事や、エンジニアとして尊敬する方の考え方を学んだので、曖昧な指示を受けると、迷わず、明確にするために質問や意見をぶつけるようにしています。そして、こうした行為をしていくと、指示を与える側が意外と指示する内容を考えていない事がよくあります。

 




簡単な指示ほど仕事が難しくなる

私が後輩や同僚に仕事を振るときは、なるべく明確に指示するように心がけています。特に、その背景は必ず伝えます。なぜなら、単純に手順として指示していまうと、何も考えずに淡々と作業をこなしてしまいますが、なぜ、今の仕事をしているのかの背景を伝える事が重要なのです。


ダメな上司は、仕事の裏にあるバックボーンを伝えずに、簡単に作業を内容を伝えようとしてきます。例えば、「今度、~社向けに、うちのサービス紹介したいから提案書作って」とか。


人によっては、物事を詳細に伝えない事で、敢えて考えさせるという方針を持っている場合もあるでしょうが、伝えなければならない肝心なポイントは、最低限、伝えておく必要があります。


そうしなければ、頭で考えているイメージと異なると、無駄に作り直しという事も発生します。その為、伝える側も、指示される側も、互いに想像している内容に差異がない事を確認してから、作成にとりかかります。


一番ダメなのは、受け手側も指示された内容の意図を理解せずに、作成に入る事です。これだと迷いながら作成に入る為、無駄に時間もかかりますし、たいていの場合、指示者のイメージ通りにいかずに、修正する羽目になりますので。


物事を決断する人は責任を持つ人

私の周りの同僚でも、結果を出せない人の多くは、物事を自分で決める事から逃げたがります。それは、決断しない事で、責任から逃れる事ができるからです。


逆に、私の周りで結果を出している人は、行動力もあるし、決断力もあります。だから、仕事が早いし、結果もおのずと出ます。


経験が少ない時は、最終決断は上司や先輩になる事が多いですが、それでも自分の中で答えを出しておく事で、様々な局面で判断力がつくようになります。


そして、判断力を磨く為には、常に分析力を高める必要があります。そして、分析力を高める為には、仕組みを理解する必要があります。つまり、決断力をつけるには、裏付けされる知識や情報がなければできません。


その為、仕事ができる人は、自然とその仕事のプロフェッショナルになっていくのです。


仕事をこだわらない人は、いつまで経っても、大きな結果を出せないまま、年齢を重ねていく事になります。


また、仕事に決断する立場の人は、責任を持つポジションにある事が多いと思います。その為、常にプレッシャーと戦いながら、仕事を分析し、その判断が間違っていないか考えます。それを経験し続けている人とそうでない人では、組織における仕事のクオリティーには多きな差が生まれる事は間違いありません。


まず、自分を変える為に、曖昧な表現をしている事があれば、できるだけ正確に頭の中にあるイメージを具現化できるかを工夫してみてください。実は、曖昧であるという事は、自分自身が理解できていないという事も理由になっていたり、もしくは、まだまだ自分の判断に自信がないという事が往々にしてあります。


日々の積み重ねで、年月をかけて人は成長しますから、常に一歩先の自分を想像して、前に進みましょう!

要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑