ITよろづや

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outlookはostファイルのサイズに比例してパフォーマンスが悪化するらしい

企業でOffice365を使っている割合が増えていると思います。最近は社内の運用負荷を減らすためにクラウドサービスを使う企業が増えています。


そして、Office365を使う場合に、メールソフトは色々と選べますが、Office製品をそのまま使いたい場合は、outlookを利用しているところもあると思います。


もちろん、outlookを利用しても問題ないのですが、動作が重いので、他のメールソフトを使っているケースが多い気がします。


ただ、業務上、outlookを利用せざるを得ないケースもありますが、メールボックスのサイズは気にしておいたほうがいいかもしれません。


さらに、最近はOffice365を利用する関係で、メールサーバはexchange onlineになると思います。その場合に、オフライン時にもメールをチェックしたい場合は、「キャッシュモード」を有効にする必要があります。


このキャッシュモードを有効にすると、ローカルにキャッシュファイル「.ost」が作成されますが、これが肥大すると動作が重くなるそうです。

 

Exchange キャッシュモードとオンラインモードのメリット・デメリット/[共有フォルダーをダウンロード] のメリット・デメリット 

https://docs.microsoft.com/ja-jp/archive/blogs/outlooksupportjp/exchange-12487/

 

キャッシュモードについて
メリット
・メール一覧を表示・メールを開く・メールを作成して送信するなどの作業を行う際に、
まずローカルのコピーに対して操作が行われるため処理がはやい。
・一定の間隔でまとめてデータの同期が行われており、ネットワーク効率がよい。
そのため、サーバーやネットワークへの負荷を低く抑えることができる。
・ネットワークの遅延や切断などの問題が発生した際は自動的にオフラインに切り替わり、
ローカルのキャッシュを使用して操作し続けることができる。
デメリット
・ローカルにキャッシュするためのディスク領域が必要。
・ローカルにデータがダウンロードされる。
(セキュリティ上の理由によりローカルにメールなどのデータを残したくない場合はキャッシュモードでは利用できない)
Outlook で変更を行うと、まずローカルのデータに対して処理が行われた後に、一定の同期タイミングによりまとめて変更が反映されるのでそれまでは更新されない (最大 60 秒)。
・Exchange サーバーのメールボックス上で変更が行われると、一定の同期タイミングによりまとめて変更が反映されるのでそれまでは更新されない (最大 60 秒)。
(同期タイミングについてはこちらの記事をご覧ください)
・負荷分散が構成されている仮想環境を利用する場合のように OST ファイルの再作成が頻繁に発生するような状況では、キャッシュ モードでは利用できない (OST ファイルを作成してキャッシュし直すことが繰り返されるため効率が悪く、 キャッシュモードで利用し続けると将来 KB949486 の問題 (OST ファイルの再作成が多数行われるとキャッシュモードでログオンできなくなる) が発生するため)

 

オンラインモードについて
メリット
・ローカルにデータがダウンロードされない。
(セキュリティ上の理由によりローカルにメールなどのデータを残したくない場合はオンライン モードで利用する必要がある)。
・ローカルにキャッシュするためのディスク領域が不要。
・常に最新のデータを表示したり更新したりすることができる。
・負荷分散が構成されている仮想環境を利用する場合のように OST ファイルの再作成が頻繁に発生するような状況では
キャッシュ モードでは利用できないため、オンラインモードで利用する必要がある。
(OST ファイルを作成してキャッシュし直すことが繰り返されることは効率が悪く、 キャッシュモードで利用し続けると
将来 KB949486 の問題 (OST ファイルの再作成が多数行われるとキャッシュモードでログオンできなくなる) が発生するため)

 

デメリット
・一般的にはキャッシュモードに比べて操作が遅くなる。
(毎回 Exchange サーバーのメールボックスにアクセスしてデータを取得するため。
2 回目以降はメモリ上に読み込まれているデータが残っている場合はメモリから読み込むため高速に処理されるが、
メモリ解放後は再度 Exchange サーバーにアクセスしてデータを取得する動作となる)
・頻繁に Exchange サーバーからデータを取得する必要があるため、ネットワークや Exchange サーバーに負荷がかかる。
・検索を行うと Exchange サーバー側で検索を行うため、Exchange サーバーに負荷がかかる。
・ネットワークに接続していない場合は、データを参照できない。 と、マイクロソフト的にはキャッシュモードを有効にするのをお勧めしています。 そして、記事の情報が多いので、一部抜粋ですが、キャッシュモードの [共有フォルダーをダウンロード] をオン の「メリット」「デメリット」 の両方にこの記載があります。

 

* Outlook は起動時に予定表に登録されている全ユーザー (ユーザー名の左側のチェックがオンオフどちらでも。
ただし同期が完了したことがあるユーザーのみ) の予定表を同期し、ユーザーごとのセッションを維持し続けて変更があると同期が行われる。その影響によってOutlook の起動に時間がかかったり Outlook の全体的なパフォーマンスが悪くなったりする場合がある。
* 他のユーザーの共有フォルダーをキャッシュするため OST ファイルのサイズが大きくなり、 OST ファイルのサイズに比例してパフォーマンスが悪化する。

 

OSTファイルが大きくなると当然、パフォーマンスが落ちるので、なるべく大きくならないように工夫が必要です。 規定では20GBまで利用できるようですが、10GB以下にするなどの考慮をしたほうがいいでしょうね。そもそも、ローカルにメールデータが20GBって。。。と思いますよね。